Архив компании в вопросах и ответах
Рано или поздно практически все руководители приходят к мысли о том, что архив — весьма полезное изобретение человечества. Обычно это случается в тот момент, когда срочно нужна какая-то бумага, а найти ее в хаосе документов невозможно.
Но создание архива вызывает у непрофессионала очень много вопросов. Попробуем ответить на самые популярные из них.
Что такое архив?
На первый взгляд, странный вопрос. Все знают, что такое архив! На самом деле, большинство людей обычно отвечают что-то вроде:
- «Это место, где хранятся документы»;
- «Это собранные вместе бумаги компании»;
- «Это хранилище, где все документы фирмы лежат в папках».
Отчасти все эти ответы верны. Но все они упускают важное: архив — это не просто хранилище и подборка документов, и даже не упорядоченный склад.
Одной из важных характеристик архива становится его каталогизация. То есть, архивное хранение документов и дел предполагает создание каталога, а также предварительную архивную обработку.
Где могут храниться документы?
Это очень важный вопрос, на который вам нужно ответить для себя. Хранение может быть внеофисным и офисным. Внеофисное — это когда все бумаги отправляются в специальные профессиональные хранилища, где они находятся в идеальных условиях и под постоянным неусыпным контролем.
Многие компании выбирают именно такой вариант, в основном потому, что это освобождает место в офисе и создает идеальные условия для бумаг.
Можно ли сделать архив самостоятельно?
Теоретически, конечно, можно. На практике это хорошо получается только в том случае, если вы начали заниматься этим с самого первого дня. Если же ваша компания уже давно ведет работу, а вся канцелярия велась абы-как, то лучше, быстрее и спокойнее доверить все профессионалам.
Что такое архивная обработка документов?
Как уже было сказано, прежде чем попасть в хранилище, все бумаги должны пройти особую обработку. Она представляет собой:
- экспертизу научной и практической ценности;
- выяснение сроков хранения документа;
- отнесение бумаги к той или иной группе по степени важности;
- оформление дел и актов;
- создание описи;
- избавление от ненужных или устаревших файлов.
Должен ли я как-то взаимодействовать с государственными органами?
В некоторых случаях компаниям приходится сдавать документы в государственные архивы. Чаще всего это происходит после ликвидации фирмы или тогда, когда организация закрывается.
Речь идет, прежде всего, о различных бумагах, касающихся личного состава организации: приказов о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрении, все трудовые договоры, личные карточки, а также расчетные ведомости и лицевые счета.
Предприниматели, как правило, не любят такие задачи, поэтому вы тоже можете переложить их на плечи специалистов.
Также смотрите на видео, как организовать архив компании:
