Электронный документооборот — что это и как работает

Сегодня многие компании задумываются над тем, чтобы перейти на электронный документооборот. В таком подходе к делопроизводству есть масса преимуществ. Однако, ввиду того, что не каждый контрагент и партнёр пользуется электронными документами, для цифровизации документооборота характерна вялотекущее развитие. Помимо вышеозначенного, не каждый предприниматель в принципе представляет себе, о чём идёт речь, и какие преимущества становятся доступны при использовании электронных документов.

На сайте https://ubf-corp.com/elektronnyy-dokumentooborot/ Вы сможете найти надёжного поставщика интеллектуальных продуктов для цифровизации бизнес-процессов. Ниже обозначим основные аспекты электронного документооборота, а так же его наиболее распространённые разновидности.

Виды электронного документооборота

В делопроизводстве широко распространены следующие виды ЭДО:

• складской;
• кадровый;
• архивный;
• бухгалтерский;
• менеджерский.

Применение электронного документооборота на практике подразумевает заполнение, формирование, регистрацию, отправку любого документа компании в электронном виде.

Среди явных мотиваций привнесения ЭДО в деятельность компании – упрощённая подача налоговой отчётности. То же самое касается и других контролирующих органов.

Минусами ЭДО можно назвать необходимости обеспечении высокого уровня цифровой безопасности. Нередко документация хранится в облачных серверах компании. Не каждый предприниматель с самого начала закупает серверное оборудование. Речь идёт об использовании сторонних облачных серверов.

Базовые принципы использования ЭДО

Типичный обмен электронной документацией между двумя компаниями выглядит следующим образом: сотрудник компании №1 формирует пакет документов; каждый документ подписывается электронной подписью; после получения отправленных документов сотрудник компании №2 проставляет свою электронную подпись, если руководство согласно с предоставленными условиями сотрудничества.

После того, как проставлены электронные подписи обеих сторон, можно приступать к фактическому взаимодействию: перевод оплаты, отправка партий, отгрузка товаров и т.д.

Естественно, отправка электронных документов осуществляется в любом случае быстрее бумажных аналогов. Именно ЭДО позволяет экономить существенные объёмы времени, что положительным образом сказывается на прибыльности компаний.

Смотрите также:

• Узнайте, какие документы необходимы для оформления ОСАГО онлайн.

• Узнайте, каковы минимальные требования к доходам при получении визы к1 в США — http://ladies-paradise.ru/viza-k1-v-ssha-chto-eto-i-kakie-minimalnyie-trebovaniya-k-dohodam/

В видео демонстрируются плюсы использования электронного документооборота на примере конкретной компании: